Huskeliste for næringsleie

Inngåelse av leieforhold mellom næringsdrivende kan by på utfordringer for både utleier og leietaker. Nedenfor følger en huskeliste med momenter du bør ha et bevisst forhold til for ditt leieforhold:

• Bruk standardkontraktene for næringsleie

Vi bistår svært ofte i leieforhold hvor en av partene, gjerne utleier, har skrevet en leieavtale selv. Vår erfaring er at disse leieavtalene ofte knappe, og som regel får man ikke med seg alle forhold som er eller kan bli relevante for leieforholdet, noe som ofte skyldes at man ikke ser for seg hva som kan gå galt.

Vi anbefaler bruk av standardkontraktene som er utarbeidet av Huseiernes Landsforbund, Norsk Eiendom og Forum for Næringsmeglere/Norsk Eiendomsmeglerforbund. Disse standardkontraktene er et godt utgangspunkt, men det er normalt nødvendig å foreta tilpasninger til det konkrete leieforholdet.

• Definer leieobjektet

Det er viktig med en god beskrivelse av leieobjektet. Vi anbefaler at det skaffes en oppmåling, slik at det er klart hvor stort arealet som leies faktisk er.

Dernest må det beskrives hvilke arealer inngår i fellesarealer, og hvilke som er ment til leietakers eksklusive bruk. I flere leieforhold er det viktig å definere hvordan parkering skal skje, herunder både parkering for ansatt og kunder.

• Leietakers bruk av arealene

Definisjonen av hva leietaker kan benytte leieobjektet til, må stå i samsvar med den tenkte bruken.

Samtidig er det viktig at bruken samsvarer med formålene i reguleringsplanen som gjelder for eiendommen, og at lokalenes bruk samsvarer med brukstillatelse/ferdigattest for bygget.

Dersom bruken endres fra den bruken som er tillatt, uten at det søkes om og innvilges bruksendring, vil det foreligge ulovlig bruk etter plan- og bygningsloven. Ulovligheter kan bli fulgt opp av bygningsmyndighetene med ileggelse av overtredelsesgebyr.

Det er vanlig at utleier plasserer ansvaret for oppfølging av offentligrettslige krav på leietaker. Utleier oppfordres likevel til å følge opp at leietaker innhenter nødvendige offentlige tillatelser for leieforholdet, slik at utleier unngår at han selv havner i ansvar.

• Tilpasningsarbeider før innflytting

Ofte skal leieobjektet tilpasses ny leietaker før denne flytter inn. Da er det viktig at disse arbeidene er klart definert i leieavtalen, med en beskrivelse av hvem som skal utføre arbeidene, om de skal få effekt få på leien eller andre konsekvenser.

Videre får definisjoner av tilpasningsarbeider en betydning når leietaker skal vurdere om han vil overta leieobjektet eller ikke. Hvordan utleier har oppfylt disse kravene, vil også få betydning for hvordan leieobjektet skal se ut ved tilbakelevering.

• Overtakelsesprotokoll

Det er alltid godt anvendt tid å lage en god overtakelsesprotokoll, og sørge for at dokumentasjonen er best mulig med både bilder og tekst. Det kan være svært vanskelig å vurdere byggets tilstand ved tilbakelevering etter endt leieforhold, dersom man ikke vet klart hva som var tilstanden ved overtakelsen.

Standardkontrakten har en egen overtakelsesprotokoll som anbefales benyttet ved overtakelsen. Protokollen bør signeres av begge parter. Tilsvarende bør det lages en protokoll ved tilbakelevering av leieobjektet, hvor eventuelle avvik omtales og partene enes om hvorvidt forholdet skal utbedres av leietaker eller ikke.

• Leieperioden

Hvor lang leieperioden skal være, må defineres klart. Det må også fremgå tydelig om leieforholdet skal være oppsigelig i leieperioden eller ikke.

Det er ikke uvanlig at leietaker gis en rett til å forlenge leieforholdet med en eller flere perioder. Her kan man både ha en opsjon på forlengelse til samme vilkår, slik at alle forhold inkludert husleien fortsetter som opprinnelig avtalt, og man kan ha reforhandlingsmuligheter – vanligvis til markedsmessig leie. Det er særlig viktig at en slik opsjon gis en klar frist, slik at utleier får mulighet til å områ seg dersom leietaker ikke forlenger, og at eventuelle justeringer av leieavtalen kan varsles i tide.

• Regulering av leien

I næringsleieforhold er det viktig for utleier å følge opp med årlige endringer av leien i henhold til konsumprisindeksen. Det vil også forekomme behov for å foreta større endringer som følge av utvikling i markedet, og det er da viktig å ha regulert utleiers rett til å foreta justering til markedspris eller eventuelt gjengs leie.

• Felleskostnader

Ettersom det ikke finnes en klar, rettslig definisjon av begrepet «felleskostnader», er det viktig at partene avklarer hvilke kostnader som inngår i felleskostnadene. En klar regulering av hva leietaker skal dekke, og hva må utleier dekke, er derfor svært viktig. I den forbindelse bør fordelingen mellom flere leietaker også fremgå, med angivelse av fordeling for lokaler som eventuelt står ledige over tid.

Det er vanlig at felleskostnadene dekkes etter medgåtte kostnader, uten et kostnadselement for utleier. Felleskostnader betales derfor a konto gjennom året, og avregnes påfølgende år.

• Vedlikehold – hvem skal ha ansvar for hva?

I forlengelsen av spørsmålet om hva som omfattes av felleskostnadene, kommer spørsmålet om hvor grensen skal gå for plikten til å vedlikeholde leieobjektet. Normalt tar utleier utvendig vedlikehold, samt utskiftning av innretninger som ikke lenger lar seg vedlikeholde, mens leietaker tar innvendig vedlikehold. Plikten til å holde leieobjektet ved like, omfatter både et forebyggende arbeid og reparasjoner, og det forutsettes av leietaker får vedlikeholdet utført, i tillegg til at kostnadene skal dekkes.

Vedlikeholdsplikten defineres ofte ut fra hvem leietaker er, og om bygget ellers er leid ut til flere, eller om leietaker leier hele bygget. I såkalte bare house-avtaler påtar leietaker seg normalt også alt utvendig vedlikeholdsarbeid, og også deler av utskiftingsplikten, dog slik at leietakers ansvar for utskifting avgrenses mot særskilte forhold ved bygningen (for eksempel flate tak) eller til spesielle tekniske innretninger.

• Leietakers endringer

I utgangspunktet har ikke leietaker rett til å foreta forandring av leieobjektet uten utleiers skriftlige samtykke. Utleier står fritt til å bestemme om endringene skal utføres eller ikke. Vi anbefaler at man, dersom leietaker skal utføre endringer, også avtaler klart hva leietaker skal få rett til å gjøre av endringer i leieobjektet, og om leietaker skal fjerne endringene/innretningene etter endt leieforhold eller om de skal tilfalle utleier.

• Fremleie

Av og til oppstår det endringer hos leietaker som medfører et behov for å redusere leiekostnadene. Normalt vil leieforholdet være uoppsigelig, og med mindre utleier er særdeles velvillig, må leietaker forsøke å få leid bort leieobjektet til andre, såkalt fremleie.

Retten til fremleie må reguleres særskilt, ettersom endring av leietaker kan påvirke forhold ut over det som angår leietaker. I utgangspunktet vil utleier har rett til å nekte endring på leietakersiden, for eksempel på bakgrunn av økonomiske forhold, slik som sviktende evne til å overholde leietakers forpliktelser.

• Mislighold og sikkerhet for leietakers forpliktelser

Avtaler skrives alltid i godt vær. Men det hender svært ofte at utleier og leietaker blir uenige når det får gått noe tid. Derfor må begge parter sørge for å sikre seg mot den andre parts mulige mislighold. Særlig viktig i så måte er sikkerheten for leietakers forpliktelser under leieforholdet. Et leieobjekt bør aldri tillates overtatt før sikkerheten er på plass.

For næringsleieforhold er det normalt å benytte selvskyldnergaranti. Den gir utleier rett til å gjøre garantien gjeldende straks leietaker misligholder sine forpliktelser. Motstykket er simpel garanti, som kun dekker sviktende betalingsevne, men ikke betalingsvilje. For å sikre dette, må garantiteksten klart angi at det er en selvskyldnergaranti.

Et annet viktig forhold er garantistens rettigheter under garantien. Normalt vil garantisten kunne gjøre gjelde de de samme innsigelser mot utleiers krav som leietaker, og kreve at det må foreligge rettskraftig dom for kravet før de betaler. Sørger man i stedet for at det etableres en påkravsgaranti («on demand»), kan man kreve betaling fra garantisten straks. Garantien må under enhver omstendighet være uoppsigelig fra leietaker/garantistens side.

Som utgangspunkt vil vi anbefale at garantisten er en norsk bank eller finansinstitusjon, slik at både norsk lov og norsk rett legges til grunn. Utenlandske selskap fremstår ofte som svært vanskelig tilgjengelige, med eierstrukturer som gjør det vanskelig å nå frem med et krav. Alternativt kan garantien også stille av et morselskap, fortrinnsvis av en konsernspiss.

Sikkerheten bør dekke minst 6 måneders leie med tillegg av felleskostnader og eventuell merverdiavgift. Den bør også vare minimum to måneder etter utløp av leieforholdet, slik at utleier får anledning til å fremme krav knyttet til avviklingen av leieforholdet.

Våre spesialister på eiendomsadvokat.no bistår deg gjerne med gjennomgang av din leieavtale, og gir kan gi råd og veiledning til både inngåelse, oppfølging og avvikling av leieforhold.

Vi bistår klienter over hele landet.